Eine digitale Gästemappe ist eine, meist auf Web-Technologien basierende Anwendung für Hotels und Beherbergungsbetriebe. Im Wesentlichen ist es ein Sammelbegriff für verschiedenste digitale Lösungen für die Vor-Ort Information von Hotelgästen, die relevante Inhalte und Multimediacontents über das Hotel, seine Dienstleistungen und die Umgebung bereitstellen.
In den letzten Jahren hat sich der Begriff "digitale Gästemappe" für alle Anwendungen und Lösungen etabliert, die im weitesten Sinne den Inhalt der klassischen, gedruckten Hotel-Information ersetzen, ergänzen und erweitern können. Die Herangehensweisen und die verwendete Technolgoie unterscheiden sich je Hersteller und Anwendungsbereich, im Grunde lassen sich die verschiedenen Ansätze in folgende Kategorien einteilen:
Für die europaweite Hotel-Klassifizierung der Hotelstars Union ist spätestens seit dem Kriterienkatalog in der aktuellen Fassung (2020-2025) eine digitale Bereitstellung des sogenannten "Serviceleitfadens" auf jeden Fall möglich. Das bedeutet, dass eine digitale Gästemappe auf jeden Fall genauso gewertert wird, wie die gedruckten Informationen auf Papier.
Auch der Funktionsumfang einer digitalen Gästemappe unterscheidet sich je nach Entwickler, Einsatzbereich und den konkreten Anforderungen des Hotels teilweise erheblich. Die folgenden Basics finden sich jedoch meistens in der einen oder anderen Form in den meisten Anwendungen wieder:
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Features die eine digitale Gästemappe deutlich aufwerten und zu einem wertvollen Marketing-Tool im Hotel machen können:
Kosteneffizienz
Obwohl die anfängliche Implementierung einer digitalen Gästemappe Kosten verursacht, sind die langfristigen Einsparungen erheblich. Die laufenden Kosten für Druck und Wartung von Papiermaterialien entfallen. Zudem können personelle Ressourcen effektiver eingesetzt werden, da weniger Zeit für die Aktualisierung und Verteilung von Papierinformationen benötigt wird.
Bei der Gestaltung einer digitalen Gästemappe gilt vor allem ein wesentlicher Grundsatz: "Keep it simple". Die Anwendung sollte möglichst einfach aufgebaut und intuitiv zu bedienen sein, damit wirklich alle Gästeschichten und Altersklassen schnell die gewünschten und für sie relevanten Informationen finden. Eine klare Menüstruktur sowie gut sichtbare und eindeutig beschriftete Schaltflächen oder Buttons sind dabei das Um und Auf.
Neben einer übersichtlichen und logisch aufgebauten Navigation sind auch die folgenden Faktoren besonders wichtig, um die digitale Gästemappe für möglichst viele Gäste zugänglich und attraktiv zu machen: